Подробнее о заказчике
ПАО «Кировский завод» – одно из крупнейших российских промышленных предприятий, многоотраслевой холдинг машиностроительного профиля с развитой металлургической базой. Клиентами Кировского завода являются компании и предприятия аграрного и топливно-энергетического комплексов, дорожного, промышленного и гражданского строительства, нефтегазового сектора, атомной энергетики, оборонной сферы, лесного и коммунального хозяйства, городского и железнодорожного транспорта, судостроения.
Задача
Предпосылками к проекту стало желание заказчика обновить разнородный парк уже устаревших печатных устройств, что повлекло за собой задачи проведения аудита текущей инфраструктуры печати и её модернизации с сокращением количества принтеров и использования современных МФУ
В рамках проекта перед специалистами LWCOM должна был поставлен ряд следующих задач:
- Проведение комплексного аудита и подготовка подробной отчетности
- Обновление и сокращение парка устройств, его унификация
- Внедрение системы безопасной печати
- Внедрение централизованного мониторинга за аппаратами
Решение
Специалисты LWCOM выполнили аудит печатной инфраструктуры предприятия, в рамках которого собрали информацию о ее состоянии и выделили ряд основных проблем:
- Прежняя инфраструктура представляла собой разрозненный парк копировальной техники с переизбытком устройств: часть аппаратов была подключена локально, также не была рассчитана оптимальная нагрузка на устройства
- В связи с разрозненным парком печатной техники были трудности с прогнозированием закупки расходных материалов и оказания сервисных услуг
- Часть оборудования являлась устаревшим и не сетевым
- Отсутствовали технологии безопасной печати
- Отсутствовала единая централизованная система мониторинга за всей печатной техникой и учета количества печатаемых документов и расходных материалов.
После проведения аудита специалистами LWCOM была разработан пошаговый план модернизации печатной инфраструктуры Кировского завода, который включил в себя:
1
Поставку 70 устройств, которые разделили на 4 группы:
- Монохромные принтеры формата А4
- Цветные и монохромные МФУ формата А4
- Настольные монохромные МФУ формата А3
- Напольные полноцветные МФУ формата А3
2
Поставку программной платформы Streamline NX от компании RICOH для управления устройствами и документооборотом, а также осуществления безопасной печати с авторизацией
3
Интеграцию и настройку Streamline NX, в рамках чего были созданы политики печати, копирования и сканирования согласно задачам и бизнес-процессам предприятия
4
Формирование единого центра мониторинга за состоянием аппаратов
5
Создание автоматизированной системы ежемесячной отчетности для отделов закупок и бухгалтерии по расходуемым материалам
6
Подготовка отчетной документации
Результат
Результатами проекта стали:
- Обновление и унификация парка печатно-копировальных устройств, сокращение их количества с 229 до 75
- Сокращение парка устройств до 5 видов и, соответственно, сокращение видов расходных материалов
- Разработка схемы оптимального и безопасного расположения устройств в офисах и общих помещениях
- Внедрение комплексной системы безопасной печати через авторизацию Streamline NX от производителя RICOH
- Интеграция программной платформы Streamline NX со всеми устройствами и формирование единого центра мониторинга за состоянием аппаратов
- Создание системы ежемесячной отчетности для отделов закупок и бухгалтерии по расходуемым материалам
- Настройка ряда функций, необходимых для осуществления документооборота, в зависимости от потребностей каждого из департаментов: печать по шаблонам, распознавание текста с поиском, сканирование с автоподстановкой адреса, гибкая настройка кнопок
- Единый интерфейс для всех пользователей с возможностью простого укрупнения и масштабирования с сохранением тонкой пользовательской настройки