LWCOM ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГУ ПО ОЦЕНКЕ РЕАЛЬНОГО ОБЪЕМА И СТОИМОСТИ КОРПОРАТИВНОЙ ПЕЧАТИ
Каждая современная компания ежедневно сталкивается с задачей печати различных документов, и чем крупнее становится бизнес, тем значительнее вырастает поток бумажной продукции, а следовательно, и затрат на обеспечение процесса печати.
По оценкам экспертов до 5% бюджета компании тратят на обслуживание парка печатной техники и закупку расходных материалов: бумаги и картриджей.
Для чего нужен аудит печати?
Цель проекта – всесторонний аудит процессов печати в организации, включающий в себя выявление основных затрат на содержание печатного оборудования и оценку реальной эффективности использования копировально-печатной техники.
Аудит системы печати поможет ответить на вопросы:
- Какова реальная стоимость печати в компании?
- Кто из коллег печатает больше всего?
- Какие типы документов печатаются больше других?
- Какими устройствами печати сотрудники пользуются чаще?
- Какие устройства печати задействованы меньше других?
- Сколько в действительности необходимо иметь в офисе принтеров и МФУ?
ЭКСПЕРТЫ LWCOM ВЫПОЛНЯТ АУДИТ СИСТЕМ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ, РЕЗУЛЬТАТОМ КОТОРОГО СТАНЕТ ПЛАН ПО ОПТИМИЗАЦИИ ПЕЧАТНОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ И СНИЖЕНИЮ ОПЕРАЦИОННЫХ РАСХОДОВ
Этапы аудита печати
1
Подготовка
- Обозначение целей и задач проводимого аудита
- Определение параметров и метрик, собираемых в рамках проверки
2
Сбор данных
- Инвентаризация парка оборудования: принтеры, копиры, МФУ, факсы
- Составление схемы текущего размещения оборудования
- Определение бизнес-структур внутри компании, в которых используется печать
- Определение перечня документов, разрешенных к печати в каждом из департаментов
- Описание процессов и регламентов обслуживания техники
3
Анализ информации
- Каковы реальные объемы печати и обработки документов в организации
- На каких устройствах печатают больше всего
- Какие отделы и конкретные сотрудники печатают больше всех
-
Что печатают сотрудники компании и из каких приложений
- Каким сотрудникам или отделам необходима конфиденциальная печать
- Каково соотношение черно-белых и цветных документов
4
Отчет и рекомендации
На основании данных, снятых с помощью специализированного ПО для мониторинга печати со всей копировально-печатной техники, будет сформирован детальный отчет с определением ключевых
для бизнеса метрик:
- Фактическая стоимость для компании одного цветного отпечатка
- Фактическая стоимость для компании одного черно-белого отпечатка
- Уровень нагрузки и эффективности использования каждого печатающего устройства
- Объем использования сотрудниками средств печати в личных целях
- Степень защищенности направленных на печать конфиденциальных документов от случайного просмотра сотрудниками, не обладающими таким правом
- Степень защищенности процесса печати от утечки информации за пределы компании
- Уровень зрелости системы управления печатью
Основываясь на собранной и проанализированной информации заказчику будет предложен пошаговый план модернизации процесса печати, реализация которого гарантирует:
- Увеличение эффективности использования техники
- Повышение уровня безопасности конфиденциальных данных
- Снижение операционных расходов на процесс печати
Почему LWCOM