LWCOM ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГИ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССА КОРПОРАТИВНОЙ ПЕЧАТИ
Печать документов давно стала неотъемлемым бизнес-процессом для практически любой компании, но грамотное планирование и сопровождение систем печати до сих пор встречается крайне редко.
Чаще всего инфраструктура печати состоит из сетевых МФУ и принтеров, установленных внутри департаментов и обслуживающих задачи ограниченного числа сотрудников.
Такая стандартная схема расположения устройств вполне оправдана для представителей малого бизнеса, состоящего из пары отделов и небольшого штата персонала.
В случае применения подобной, традиционной, архитектуры печати в средних и крупных организациях, есть высокая вероятность возникновения ряда проблем, способных оказать негативное влияние как на отдельные процессы, так и на бизнес в целом
Проблемы традиционной архитектуры печати
Отсутствие унификации
Парк оргтехники состоит из устройств различных производителей и разных поколений, что затрудняет контроль процесса печати и управление
Неконтролируемая закупка расходников
Закупка основывается на заявках пользователей, информация которых зачастую не соответствует действительности
Повышенный расход бумаги и тонера
Документы часто теряются и забываются на печатных устройствах по причине ошибочной отправки задания не на тот принтер, что приводит к повторной печати
Риски утечки информации
Документы с конфиденциальной информацией могут быть случайно или намеренно просмотрены любым сотрудником, находящемся у принтера
ОПТИМИЗИРУЙТЕ ИНФРАСТРУКТУРУ ПЕЧАТИ ВАШЕЙ КОМПАНИИ ВМЕСТЕ С ЭКСПЕРТАМИ LWCOM
СНИЖАЙТЕ РАСХОДЫ, ПОВЫШАЙТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И УРОВЕНЬ БЕЗОПАСНОСТИ
Цели проекта
- Оптимизация расходов печати, сокращение их до 35%
- Повышение безопасности документооборота
- Комфортные условия работы для сотрудников
Этапы проекта по оптимизации печати
1
Сбор информации
- Инвентаризация установленного оборудования: принтеры, копиры, МФУ, факсы
- Определение возраста и «пробега» каждого устройства
- Составление схемы текущего размещения оргтехники
- Определение объемов печати и соотношения черно-белых и цветных документов
- Определение устройств, на которых сотрудники печатают больше всего
2
Анализ и определение ключевых бизнес-метрик
- Фактическая стоимость для компании одного черно-белого отпечатка
- Уровень нагрузки и эффективности использования каждого печатающего устройства
- Объем использования сотрудниками средств печати в личных целях
- Степень защищенности направленных на печать документов от случайного просмотра
- Степень защищенности процесса печати от утечки информации за пределы компании
- Уровень зрелости системы управления печатью
3
Разработка плана оптимизации
Основываясь на собранной с помощью специализированного ПО для мониторинга печати информации, эксперты LWCOM разработают пошаговый план модернизации процесса печати, включающий в себя различные варианты улучшений:
Организационные
- Вывод из эксплуатации устаревшего и малоэффективного оборудования
- Сохранение персональных устройств (в зависимости от задач)
- Консолидация печати на производительных офисных МФУ
- Оптимальная расстановка оборудования
- Введение регламентов печати для сотрудников компании
Технические
- Внедрение функционала безопасной печати (печать по авторизации)
- Введение квотирования для различных групп и сотрудников
- Перенаправление заданий печати на более эффективные принтеры
- Внедрение ПО для мониторинга инфраструктуры печати
4
Пилотный проект
- Выбор зоны тестирования новой архитектуры системы печати
- Поставка производительных МФУ офисного класса и их расстановка согласно принятому плану
- Поставка тестовых лицензий на ПО для авторизации печати
- Ассоциация персональных идентификаторов сотрудников с системой безопасной печати
- Настройка утвержденных политик печати, копирования и сканирования для каждого сотрудника из тестовой зоны
- Настройка функций, необходимых для осуществления документооборота, как например: печать по шаблонам, распознавание текста с поиском, сканирование с автоподстановкой адреса и др.
- Настройка единого центра мониторинга за состоянием аппаратов
Стандартный срок тестирования длится от 4 до 8 недель, по истечению которых производится оценка результатов работы предлагаемого решения. Пилотный проект считается успешным в случае:
- Сокращения затрат на расходные материалы
- Повышения уровня безопасности печати
- Повышения эффективности бизнес-процессов, связанных с процессами печати/копирования/сканирования
5
Масштабирование решения
После успешного завершения стадии пилотного проекта LWCOM реализует масштабирование новой архитектуры системы печати для всех департаментов и бизнес-структур организации.
Специалисты LWCOM обеспечат полный комплекс работ, включающий:
- Поставку оборудования и программного обеспечения
- Внедрение решений и их интеграция с существующими системами заказчика
- Постинсталляционную поддержку решения
- Сопровождение в части взаимодействия с поддержкой производителей оборудования и ПО
Почему LWCOM