Печать документов давно стала неотъемлемым бизнес-процессом для практически любой компании, но грамотное планирование и сопровождение систем печати до сих пор встречается крайне редко.

Чаще всего инфраструктура печати состоит из сетевых МФУ и принтеров, установленных внутри департаментов и обслуживающих задачи ограниченного числа сотрудников. Такая стандартная схема расположения устройств вполне оправдана для представителей малого бизнеса, состоящего из пары отделов и небольшого штата персонала.

В случае применения подобной, традиционной, архитектуры печати в средних и крупных организациях, есть высокая вероятность возникновения ряда проблем, способных оказать негативное влияние как на отдельные процессы, так и на бизнес в целом

Проблемы традиционной архитектуры печати

Отсутствие унификации

Парк оргтехники состоит из устройств различных производителей и разных поколений, что затрудняет контроль процесса печати и управление

Неконтролируемая закупка расходников

Закупка основывается на заявках пользователей, информация которых зачастую не соответствует действительности

Повышенный расход бумаги и тонера

Документы часто теряются и забываются на печатных устройствах по причине ошибочной отправки задания не на тот принтер, что приводит к повторной печати

Риски утечки информации

Документы с конфиденциальной информацией могут быть случайно или намеренно просмотрены любым сотрудником, находящемся у принтера

ОПТИМИЗИРУЙТЕ ИНФРАСТРУКТУРУ ПЕЧАТИ ВАШЕЙ КОМПАНИИ ВМЕСТЕ С ЭКСПЕРТАМИ LWCOM
СНИЖАЙТЕ РАСХОДЫ, ПОВЫШАЙТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И УРОВЕНЬ БЕЗОПАСНОСТИ

Цели проекта

Оптимизация расходов печати, сокращение их до 35%
Повышение безопасности документооборота
Комфортные условия работы для сотрудников

Этапы проекта по оптимизации печати

Сбор информации

Инвентаризация установленного оборудования: принтеры, копиры, МФУ, факсы
Определение возраста и «пробега» каждого устройства
Составление схемы текущего размещения оргтехники
Определение объемов печати и соотношения черно-белых и цветных документов
Определение устройств, на которых сотрудники печатают больше всего

Анализ и определение ключевых бизнес-метрик

Фактическая стоимость для компании одного черно-белого отпечатка
Уровень нагрузки и эффективности использования каждого печатающего устройства
Объем использования сотрудниками средств печати в личных целях
Степень защищенности направленных на печать документов от случайного просмотра
Степень защищенности процесса печати от утечки информации за пределы компании
Уровень зрелости системы управления печатью

Разработка плана оптимизации

Основываясь на собранной с помощью специализированного ПО для мониторинга печати информации, эксперты LWCOM разработают пошаговый план модернизации процесса печати, включающий в себя различные варианты улучшений:

Организационные

Вывод из эксплуатации устаревшего и малоэффективного оборудования
Сохранение персональных устройств (в зависимости от задач)
Консолидация печати на производительных офисных МФУ
Оптимальная расстановка оборудования
Введение регламентов печати для сотрудников компании

Технические

Внедрение функционала безопасной печати (печать по авторизации)
Введение квотирования для различных групп и сотрудников
Перенаправление заданий печати на более эффективные принтеры
Внедрение ПО для мониторинга инфраструктуры печати

Пилотный проект

Выбор зоны тестирования новой архитектуры системы печати
Поставка производительных МФУ офисного класса и их расстановка согласно принятому плану
Поставка тестовых лицензий на ПО для авторизации печати
Ассоциация персональных идентификаторов сотрудников с системой безопасной печати
Настройка утвержденных политик печати, копирования и сканирования для каждого сотрудника из тестовой зоны
Настройка функций, необходимых для осуществления документооборота, как например: печать по шаблонам, распознавание текста с поиском, сканирование с автоподстановкой адреса и др.
Настройка единого центра мониторинга за состоянием аппаратов

Стандартный срок тестирования длится от 4 до 8 недель, по истечению которых производится оценка результатов работы предлагаемого решения. Пилотный проект считается успешным в случае:

Сокращения затрат на расходные материалы
Повышения уровня безопасности печати
Повышения эффективности бизнес-процессов, связанных с процессами печати/копирования/сканирования

Масштабирование решения

После успешного завершения стадии пилотного проекта LWCOM реализует масштабирование новой архитектуры системы печати для всех департаментов и бизнес-структур организации.

Специалисты LWCOM обеспечат полный комплекс работ, включающий:

Поставку оборудования и программного обеспечения
Внедрение решений и их интеграция с существующими системами заказчика
Постинсталляционную поддержку решения
Сопровождение в части взаимодействия с поддержкой производителей оборудования и ПО

Почему LWCOM

Более 15 лет на рынке системной интеграции
Штат сертифицированных специалистов по направлению корпоративной печати
Обширный опыт реализации проектов по аудиту и оптимизации систем печати
LWCOM – вендор-независимый системный интегратор, что позволяет компании сфокусироваться на задачах заказчика и предлагать оптимальные решения

Реализованные проекты

Кировский завод Обновление парка печатных устройств и внедрение системы безопасной печати

Промышленные и производственные предприятия

Корпоративная печать

НПО ЭНЕРГОМАШ Модернизация печатной инфраструктуры и внедрение системы безопасной печати

Промышленные и производственные предприятия

Корпоративная печать

Похожие услуги

IT-консалтинг