Оптимизация печати

Описание Реализованные проекты
LWCOM ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГИ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССА КОРПОРАТИВНОЙ ПЕЧАТИ

Печать документов давно стала неотъемлемым бизнес-процессом для практически любой компании, но грамотное планирование и сопровождение систем печати до сих пор встречается крайне редко.

Чаще всего инфраструктура печати состоит из сетевых МФУ и принтеров, установленных внутри департаментов и обслуживающих задачи ограниченного числа сотрудников. Такая стандартная схема расположения устройств вполне оправдана для представителей малого бизнеса, состоящего из пары отделов и небольшого штата персонала.

В случае применения подобной, традиционной, архитектуры печати в средних и крупных организациях, есть высокая вероятность возникновения ряда проблем, способных оказать негативное влияние как на отдельные процессы, так и на бизнес в целом

Проблемы традиционной архитектуры печати

Отсутствие унификации

Парк оргтехники состоит из устройств различных производителей и разных поколений, что затрудняет контроль процесса печати и управление

Неконтролируемая закупка расходников

Закупка основывается на заявках пользователей, информация которых зачастую не соответствует действительности

Повышенный расход бумаги и тонера

Документы часто теряются и забываются на печатных устройствах по причине ошибочной отправки задания не на тот принтер, что приводит к повторной печати

Риски утечки информации

Документы с конфиденциальной информацией могут быть случайно или намеренно просмотрены любым сотрудником, находящемся у принтера

ОПТИМИЗИРУЙТЕ ИНФРАСТРУКТУРУ ПЕЧАТИ ВАШЕЙ КОМПАНИИ ВМЕСТЕ С ЭКСПЕРТАМИ LWCOM
СНИЖАЙТЕ РАСХОДЫ, ПОВЫШАЙТЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И УРОВЕНЬ БЕЗОПАСНОСТИ

Цели проекта

  • Сокращение расходов на печать до 35%
  • Повышение безопасности документооборота
  • Комфортные условия работы для сотрудников
  • Сокращение расходов на печать до 35%

Этапы проекта по оптимизации печати

1

Сбор информации

  • Инвентаризация установленного оборудования: принтеры, копиры, МФУ, факсы
  • Определение возраста и «пробега» каждого устройства
  • Составление схемы текущего размещения оргтехники
  • Определение объемов печати и соотношения черно-белых и цветных документов
  • Определение устройств, на которых сотрудники печатают больше всего
2

Анализ и определение ключевых бизнес-метрик

  • Фактическая стоимость для компании одного черно-белого отпечатка
  • Уровень нагрузки и эффективности использования каждого печатающего устройства
  • Объем использования сотрудниками средств печати в личных целях
  • Степень защищенности направленных на печать документов от случайного просмотра
  • Степень защищенности процесса печати от утечки информации за пределы компании
  • Уровень зрелости системы управления печатью
3

Разработка плана оптимизации

Основываясь на собранной с помощью специализированного ПО для мониторинга печати информации, эксперты LWCOM разработают пошаговый план модернизации процесса печати, включающий в себя различные варианты улучшений:

Организационные

  • Вывод из эксплуатации устаревшего и малоэффективного оборудования
  • Сохранение персональных устройств (в зависимости от задач)
  • Консолидация печати на производительных офисных МФУ
  • Оптимальная расстановка оборудования
  • Введение регламентов печати для сотрудников компании

Технические

  • Внедрение функционала безопасной печати (печать по авторизации)
  • Введение квотирования для различных групп и сотрудников
  • Перенаправление заданий печати на более эффективные принтеры
  • Внедрение ПО для мониторинга инфраструктуры печати
4

Пилотный проект

  • Выбор зоны тестирования новой архитектуры системы печати
  • Поставка производительных МФУ офисного класса и их расстановка согласно принятому плану
  • Поставка тестовых лицензий на ПО для авторизации печати
  • Ассоциация персональных идентификаторов сотрудников с системой безопасной печати
  • Настройка утвержденных политик печати, копирования и сканирования для каждого сотрудника из тестовой зоны
  • Настройка функций, необходимых для осуществления документооборота, как например: печать по шаблонам, распознавание текста с поиском, сканирование с автоподстановкой адреса и др.
  • Настройка единого центра мониторинга за состоянием аппаратов
Стандартный срок тестирования длится от 4 до 8 недель, по истечению которых производится оценка результатов работы предлагаемого решения. Пилотный проект считается успешным в случае:

  • Сокращения затрат на расходные материалы
  • Повышения уровня безопасности печати
  • Повышения эффективности бизнес-процессов, связанных с процессами печати/копирования/сканирования
5

Масштабирование решения

После успешного завершения стадии пилотного проекта LWCOM реализует масштабирование новой архитектуры системы печати для всех департаментов и бизнес-структур организации.

Специалисты LWCOM обеспечат полный комплекс работ, включающий:

  • Поставку оборудования и программного обеспечения
  • Внедрение решений и их интеграция с существующими системами заказчика
  • Постинсталляционную поддержку решения
  • Сопровождение в части взаимодействия с поддержкой производителей оборудования и ПО

Почему LWCOM

  • Более 15 лет на рынке системной интеграции
  • Штат сертифицированных специалистов по направлению корпоративной печати

  • Обширный опыт реализации проектов по аудиту и оптимизации систем печати
  • LWCOM – вендор-независимый системный интегратор, что позволяет компании сфокусироваться на задачах заказчика и предлагать оптимальные решения
Задать вопрос эксперту
Евгений
Евгений
руководитель направления печатной техники
Количество — до 3 файлов, размером — не более 5 МБ
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение